Sifat Sistem Pengendalian Manajemen

2.1 Konsep – konsep Dasar

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas.

Pengendalian Manajemen merupakan proses dengan para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi.

Unsur-unsur sistem pengendalian manajemen meliputi perencanaan strategis, pembuatan anggaran, alokasi sumber daya, pengukuran, evaluasi dan penghargaan atas kinerja, alokasi pusat tanggung jawab dan penetapan harga transfer.

Elemen-elemen Sistem Pengendalian :

1. Pelacak (detector) atau sensor : suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2. Penilai (assessor) : suatu perangkat yang menentukan signifikan dari peristiwa actual dengan cara membandingkan dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3. Effector : suatu parangkat (yang sering disebut ”umpan balik”) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.

4. Jaringan komunikasi : perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.

2.2 Batas-Batas Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi focus pada jangka panjangdan tidak sistematis. Sementara pengendalian tugas focus pada jangka pendek dan paling sistematis.

Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut.

Kegiatan Pengendalian Manajemen meliputi :
- Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
- Mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
- Mengomunikasikan informasi.
- Mengevaluasi informasi.
- Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
- Mempengaruhi orang – orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana tersebut diformulasikan. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk.

Perangkat Penerapan Strategi

Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen merupakan satu –satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Strategi juga di implementasikan melalui struktur organisasi, manajemensumber daya manusia (SDM), dan budayanya. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Manajemen SDM merupakan kegiatan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Budaya mengacu pada sekelompok, sikap, dan norma umum yang secara eksplisit maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial.

Tekanan Finansial dan Nonfinansial

Dimensi finansial memfokuskan pada hasil – hasil moneter, yaitu laba bersih pengembalian atas modal ( return on investment) , seterusnya. Tetapi sebenarnnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial, yaitu mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja karyawan.

Bantuan Dalam Mengembangkan Strategi Baru

Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat berubah, informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial, juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini disebut sebagai pengendalian interaktif. Mengundang perhatian manajemen pada pengembangan baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar) maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru) yang menunjukan perlu adanya inisiatif strategi baru.

Perumusan Strategi

Formula strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan stretegi untuk mencapai tujuan – tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan keseluruhan dari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah – langkah khusus guna mancapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu;tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah. Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior. Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis. Sesungguhnya siapapun memiliki sebuah “gagasan cemerlang”, yang setelah dianalisis dan didiskusikan dapat menjadi dasar bagi strategi yang baru. Tanggung jawab lengkap dalam formulasi strategi seharusnya tidak pernah dibebankan kepada seseorang atau satu unit organisasi saja.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen

Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; sementara pengendalian manajemen adalah proses implentasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap; dengan demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.

Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.

Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu, keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan.

Perbedaan Antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen

Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemen melibatkan perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan – persamaan. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatis), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan nonmanajer. Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional; sementara pada pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit – unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas – tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.

2.3 Dampak Intenet Terhadap Manajemen.

Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Kemudian apa yang merupakan pengaruh internet atas pengendalian manajemen dalam sebuah organiasai ? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi dan organiasai memerlukan sebuah infrastruktur untuk meproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastrktur tersebut, sehingga membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebuh cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs ewb, seorang manager dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpan serta menganalisis data tersebut dengan format yang berbda dan mengirimkannya ke setipa orang dalam organisasi. Para manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.

Internet menfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengedalian manajemen. Hal ini disebabkan karena penerapan strategi melalui pengedalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh. Ketersediaan akses proses secara elektronis ke data base hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian (Judgement) yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu system pengendalian yang optimal.

Penilaian tersebut meliputi :

1. Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman dan terkadang bersaing dalam tujuan yang mendorong individu untuk bertindak (misal prestasi pribadi dibandingkan prestasi bersama, penciptaan nilai bagi pelanggan dan pemegang saham daripada diri sendiri dan sebagainya).
2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi.
3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional dan departemen-departemen yang akan dinilai.
4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan yang spesifik untuk keseluruhan organiasasi.
5. Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi.
6. Mengevaluasi kinerja actual relatif ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer.
7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produkstif.
8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat.
9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

Secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dari pengendalian manajemen – informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunkannya – pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formulasi semata.

Elemen – elemen sistem Pengendalian

1.      Pelacak (detector) atau sensor yaitu suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2.      Penilai (assessor) yaitu suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkanya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3.       The Effector yaitu suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan balik”) yangmengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.

4.      Jaringan komunikasi yaitu perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.