introduction to transaction processing

PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Pemrosesan Transaksi yaitu pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal berupa pembelian persediaan dan penjualan barang dan jasa serta pihak-pihak internal berupa penusutan aktiva tetap dan aplikasi tenaga kerja. Pada Sistem Informasi Akuntansi terdapat beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi, yaitu :

1.      Siklus Pendapatan

Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan. Siklus pendapatan memiliki dua subsistem utama, yaitu : pemrosesan pesanan penjualan dan penerimaan kas.

2.      Siklus Pengeluaran

Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. Siklus pengeluaran memiliki dua bagian yaitu komponen fisik dan komponen keuangan. Dalam siklus pengeluaran juga terdapat subsistem utama, yaitu :

-       Sistem pembelian/utang dagang (membeli bahan mentah, dimana ketika barang diterima akan mempengaruhi persediaan dan utang dagang).

-       Sistem pengeluaran kas (apabila tanggal jatuh tempo pada utang dagang telah ditiba maka akan dilakukan pengeluaran kas untuk memenuhi kewajiban).

-       Sistem Gaji (pengumpulan data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai, menghitung gaji, mengeluarkan cek pembayaran).

-       Sistem aktiva tetap (sistem yang berkaitan dengan transaksi-transaksi akuisasi, pemeliharaan dan openghentian aktiva tetap/ tanah, gedung, dan perabotan).

3.      Siklus Produksi

Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa.

4.      Siklus Keuangan

Kejadian-kejadian ang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.

5.      Siklus Konversi

Yaitu menyediakan nilai tambah pada barang atau jasa. Siklus konversi dibentuk oleh dua subsistem utama :

-       Sistem produksi, melibatkan perencanaan, penjadwalan dan kontrol atas produk fisik (penetapan kebutuhan bahan mentah, otorisasi kerja yang harus dilakukan).

-       Sistem Akuntansi Biaya, memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi (anggaran, kontrol biaya, pelaporan kerja).

Siklus-siklus  transaksi yang lazim. 

Siklus

Peristiwa (Event) yang biasanya tercakup

Pendapatan     Pembelanjaan     Manajemen Sumberdaya     Konversi Produk     Pelaporan keuangan dan buku besar umum

·         Penjualan produk atau jasa ·         Penerimaan tunai dari produk atau jasa yang terjual. ·         Pembelian bahan atau jasa ·         Pengeluaran tunai untuk membayar bahan atau jasa yang dibeli. ·         Pembelian, pemeliharaan, dan pengeluaran dana, fasilitas, dan sumberdaya manusia. ·         Konversi bahan baku menjadi barang jadi melalui penggunaan tenaga kerja dan overhead. ·         Kompilasi transaksi-transaksi akunting dari siklus-siklus transaksi lainnya. ·         Penyediaan laporan-laporan keuangan.

Sasaran dan Fungsi Siklus

Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.  Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan : 

1.      Mengumpulkan data transaksi
2.      Memproses arus masuk transaksi
3.      Menyimpan data transaksi
4.      Melakukan pengendalian akunting
5.      Menyediakan laporan keuangan
6.      Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi 

Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

-       Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan register untuk memberikan catatan masukan yang permanen dan kronologis.

-       Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.

-       Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.

-       Jurnal Khusus digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis dan berulang.

1.      Jurnal penjualan

2.      Jurnal pembelian

3.      Jurnal penerimaan kas

4.      Jurnal pengeluaran kas

-       Ledger dan berkas menyediakan penyimpanan data baik secara manual maupun terkomputerisasi

-       Ledger menyediakan ringkasan dari transaksi akuntansi keuangan perusahaan

-        berkas adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.

Sumber Data dan Masukan

Sistem buku umum menerima masukan dari  berbagai macam sumber. Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu : 

-        Transaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting. 

-        Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang dan (b) tidak berulang. 

-        Transaksi balikan (Reversing transaction). 
  

Bentuk-Bentuk Masukan

-       Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual. 

-       Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual. 

Data Base

Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili : 

1.      Arsip Induk Buku Besar Umum
2.      Arsip Riwayat Buku Besar Umum
3.      Arsip Induk Pusat Tanggungjawab
4.      Arsip Induk Anggaran
5.      Arsip Format Lapangan Keuangan
6.      Arsip Lembar Jurnal Berjalan
7.      Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
  

Pengendalian Akunting 

Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal  bagi berbagai macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independen  harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi. 

 
Pengendalian Umum 
Pengendalian umum yang sesuai adalah : 

1.     Organisatoris, fungsi membukukan lembar jurnal ke buku besar umum harus dipisahkan dari fungsi penyiapan dan pengesahan lembar jurnal dan dari fungsi penyiapan neraca percobaan dari buku besar umum. 

2.     Dokumentasi harus berdiri setidak-tidaknya atas uraian lengkap bagan perkiraan ditambah dengan pedoman prosedur buku besar umum. 

3.     Pelaksanaan operasional, yang mencakup jadwal akhir periode dan penyiapan laporan pengendalian, harus ditetapkan secara jelas. 

4.     Tindakan pengamanan harus dilakukan (untuk sistem on-line) dengan teknik-teknik seperti (a) mengharuskan petugas memasukkan kata sandi sebelum mengakses arsip buku besar umum, (b) menggunakan terminal khusus untuk untuk entri data lembar jurnal, (c) menghasilkan laporan audit (log akses) yang memantau entri dan (d) menuangkan buku besar umum ke pita magnetik pendukung. 

Pengendalian Transaksi 
Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai.

1.      Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai. 

2.      Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya :

-        Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur. 

-       Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer. 

3.     Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum. 

4.     Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.

-       Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku besar umum. 

-       Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan. 

-        Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara langsung, ke perkiraan.

5.     Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.

6.     Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya.

7.      Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.

8.      Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap.

9.      Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan.

10.   Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki  secara cermat.

11.    Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu.

12.   Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.

 Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.