Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan- penjualan tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan yaitu menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Tujuan utama siklus pendapatan yaitu menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan :
1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan :
Mengambil pesanan pelanggan Persetujuan kredit Memeriksa ketersediaan persediaan Menjawab permintaan pelanggan2. Pengiriman barang :
Ambil dan pak pesanan Kirim pesanan Penagihan dan piutang usaha Penagihan Pemeliharaan data piutang usaha Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusanPenjualan
Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :
⓪ Bagian Penjualan
Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bagian Penjualan mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan Bagian Gudang dan Bagian Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.
⓪ Bagian Kredit
Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada Bagian Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian Bagian Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke berbagai departemen.
⓪ Bagian Gudang
Setelah kredit disetujui, Bagian Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang (biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya Bagian Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke Bagian Pengiriman untuk segera dikirimkan.
⓪ Bagian pengiriman
Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari Bagian Penjualan (biasa disebut Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim Bagian Pengiriman membuat nota pengiriman yang diberikan kepada Bagian Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman.
⓪ Bagian Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari Bagian Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh Bagian Pengiriman. Bagian Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.
⓪ Bagian piutang dan Buku Besar
Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima (tembusan faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya kedalam Buku Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.
Pengendalian : Tujuan, Ancaman, Prosedur
Didalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan berikut ini bisa dicapai :
1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar
2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)
3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat
4. Semua transaksi dicatat dengan akurat
5. Aset dijaga dari kehilangan ataupun pencurian
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
Jenis Sistem Order Penjualan
1. Sistem Pra-Penagihan Lengkap
Dalam sistem ini faktur dan nota pengiriman (Packing Slip) dibuat secara bersamaan dan data yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total penjualan.
2. Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap
Ada sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang ada pada faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, Bagian Penagihan kemudian mengisi secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.
3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah
Dalam sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur dibuat oleh Bagian Penagihan dan order pengiriman dibuat oleh Bagian Pengiriman.
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan
1. Data Operasional
Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :
- Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan
- Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak
- Menentukan ketersediaan persediaan
- Memilih metode untuk mengirim barang
2. Informasi Sekarang dan Masa Lalu
Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :
- Menentukan harga produk dan jasa
- Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi
- Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
- Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
- Merencanakan kampanye pemasaran yang baru
3. Penilaian Kinerja
SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
- Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
- Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
- Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
- Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
- Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
- Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
- Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
- Keefektifan iklan dan promosi
- Kinerja staf penjualan
- Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit
Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan
A. Pengumpulan data
Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form. Data order penjualan dimasukkan kedalam komputer dengan sistem batch atau on-line processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih, seorang pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.
B. Pemrosesan awal data
Pada proses awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses lebih lanjut.
C. Pemrosesan lanjutan
Jika SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan kode konsumen). Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan masih ada atau tidak. Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta tembusannya. Bisa juga secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.
D. Update file yang bersangkutan
File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang dagang. Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file Inventory, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehinggan dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting.
E. Tahap Pelaporan
Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.
0 komentar:
Posting Komentar